浅析中小企业内部控制的现状及措施

摘要: “内部控制制度”，顾名思义，是企业在其内部执行的一种管理制度。一个强大的企业，都会具有一套稳健的内部控制制度，这是毫无疑问的。它是企业健康发展、不断壮大的重要前提。只有企业内部管理得到完善，才能在市场上接受挑战。存货、资金的管理，费用的控制，职责的分工等在很大程度上都作用于企业的经营效益，这就对企业的内部管理提出了前所未有的要求。内部控制制度执行的成败，是企业经营管理的关键，它可以极大的促进企业经济效益，提高经营管理水平。

关键词 内部控制、存货、货币资金、措施

一引言

内部控制制度是社会经济发展到一定阶段的产物，是现代企业管理的重要手段。在企业会计的核算过程中，内部控制制度与企业的经营管理密切相关。它的建立、完善及实施是决定企业成败的关键。随着社会的不断发展，市场经济的不断完善，企业的经营管理承受着越来越大的挑战，如何提高企业的经济效益是企业最关注的问题。而一个稳健的内部控制制度对企业的优势越来越明显。只有企业内部管理得到完善，才能在市场上接受挑战。存货、资金的管理，费用的控制，职责的分工等在很大程度上都作用于企业的经营效益，这就对企业的内部管理提出了前所未有的要求。内部控制制度执行的成败，是企业经营管理的关键，它可以极大的促进企业经济效益，提高经营管理水平。

二内部控制制度概述

（一）内部控制制度的含义

内部控制是指一个单位的各级管理层，为了保护其经济资源的安全、完整，确保会计信息的正确可靠，协调经济行为，控制经济活动，利用单位内部分工而产生的相互制约，相互联系的关系，形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序，并予以规范化，系统化，使之成为一个严密的、较为完整的体系。

内部控制按其控制的目的不同，可分为会计控制和管理控制。会计控制是指与保护财产物资的安全性、会计信息的真实性和完整性以及财务活动合法性有关的控制；管理控制是指与保证经营方针、决策的贯彻执行，促进经营活动经济性、效率性、效果性以及经营目标的实现有关的控制。会计控制与管理控制并不是相互排斥、互不相容的，有些控制措施既可以用于会计控制，也可以用于管理控制。

（二）内部控制的目标

内部控制的基本目标是确保单位经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经营信息和财务报告的可靠性，大致包括：

第一，保护企业资产的安全、完整及对其的有效使用。

第二，保证会计资讯及其他各种管理资讯的存在、可靠和及时提供。

第三，保证企业制定的各项管理方针、制度和措施的贯彻执行。

第四，尽量压缩、控制成本、费用，减少不必要的成本、费用，以求企业达到更大的盈利目标。

第五，预防和控制且尽早尽快查明各种错误和弊端，以及准确、及时地制定和采取纠正措施。

第六，保证企业各项生产和经营活动有序有效地进行。

（三)内部控制的内容

内部控制制度主要包括七个方面的内容：合规合法性控制、责任控制、授权批准控制、职务分离控制、会计控制制度、财产管理控制、预算控制。就货币资金内部控制内容而言，也同样体现了以上主要的七方面内容。

货币资金是单位流动性最强、控制风险最高的资产，是单位生存与发展的基础。完善并且执行有效的货币资金内部控制制度，对加强单位经营管理、保护单位财产安全、保证单位会计信息真实、完整等具有积极的促进作用。

1职责分工和职权分离制度

货币资金收支应由出纳人员和会计人员分工负责、分别办理，职责分明、职权分离。应设置专职出纳员，负责货币资金的收支和保管、收支原始凭证的保管和签发、日记账的登记。会计不得兼任出纳；出纳不得兼任稽核、会计档案保管，不得兼管收入、费用、债券债务账目的登记工作。

2授权和批准制度

所有货币资金的经济活动必须按权限进行审核批准。单位各级工作人员，必须经过授权和批准，才能对有关的经济业务进行处理，未经授权和批准，不允许接触这些业务。要规定各级管理人员的职责范围和业务处理权限，同时也要明确各级管理人员所承担的责任，使他们对自己的业务处理行为负责。审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办财务人员有权拒绝办理。

3内部记录和核对制度

所有货币资金的经济业务必须按会计制度规定进行记录，并且各种收付款业务应集中到会计部门办理，任何部门和个人不得擅自出具收款或付款凭证。出纳员要自觉进行经常性的对账工作，包括每日货币资金的账面数字和实际数字核对，应定期核对相符；每月末都要向银行索要各存款户的对账单，并编制银行存款余额调节表，调节未达账项。

4安全制度

对货币资金须有健全的保护措施，有专人负责保管，有专人进行内部监督。货币资金收付和保管只能由出纳员负责，其他任何人员（包括单位负责人）非经单位领导集体特别授权，不得接触货币资金。出纳员应对购入票证及时登记、统一编号、妥善保管。

5严密的收支凭证和传递手续

货币资金的收支事项，均应有一定的收支凭证和传递手续，使各项业务按正常程序运行。每笔收款都要开票；每笔支出都应有单位负责人审批、会计主管审核、会计人员复核；尽可能使用转账结算，现金结算的款项应及时送存银行。

6严格执行规章制度

严格执行国务院颁布的《现金管理暂行条例》，按国家规定的用途使用现金，在允许的现金开支范围内进行现金支付；取得的货币资金收入应按规定及时存入银行，遵守关于库存现金限额的规定，并不得坐支现金，不得私设“小金库”，不得账外设账，严禁收款不入账；严格执行《银行结算制度》，不得开发空头支票和空白支票，不得出借银行存款账户。建立对货币资金业务的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期和不定期地进行检查。

三企业内部控制制度存在问题

（一）企业采购存货环节的不足

1企业采购计划的问题

中小企业采购人员在编制采购计划时，没有根据市场需求、采购容量来制定，而只是进行一些价格比较、评估，和主观的预测，有时为了享有一定的折扣，盲目加大一部分存货采购量。这直接影响了采购成本。过大的存量，只会造成过高的存货储存成本与资金积压、导致小企业资金周转不畅。这样往往因存量过大，造成浪费和贬值，或因存货量过小，导致工程停工，加大了成本。特别是食品类的，一旦高估了订单，就会造成存货过大，未及时出售就面临大额的亏损。如在我实习的单位，正是因为没有事前做好准确的采购计划，造成大量的库存积压，给公司造成严重损失。

2采购与验收控制

质量是企业生存与发展的关键,各行各业对于质量的要求越来越高。随着市场机制的完善，国家相关质检条列的提出，对中小企业存货质量的控制要求越来越严格。但实际上，中小企业的采购与验收环节上存在很大缺陷。就如我实习公司来说，曾几次因为收货员疏忽，未对货物进行严格的检查，造成接收的货物规格、品种上都有问题，但却未能及查出并退货，导致我们发出的货物被退回，造成很大损失。

3存货的盘点

目前许多企业的仓库都与办事处不在同一地点，盘点就显得比较费时费力，对存放在异地的存货盘点未能进行规范的处理，从而忽视对异地库存的盘点。其次，存货盘点制度不够明确，缺乏可操作性。就参与盘点人员配置方面而言，也未进行具体的规定，没能够落实到个人，致使中小企业仅规定了月末要对存货进行盘点，但却无人配合和实施，该制度最终未能落实下去，往往导致账实不符，账面记录未能真实反映企业资产存量。

（二）企业货币资金管理的问题

1流动资产环节的漏洞

企业流动资产主要分布在:现金、银行存款、库存物资和往来帐目等环节上，这也是内控制度最容易失控的环节。比如有的出纳员开具只有自己签名、与营业员的交款数额不一致的收据交会计做帐，部分现金被截留；有的出纳员自行签发现金支票去银行提款，侍机贪污；有的营业员同时使用两本没有编号的收据，一本记载的款项交出纳员，另一本记载的款项装进自己的腰包；有的会计员瞒着领导把收回的货款不交会计入帐，以私人的名义存入银行；有的保管员月末既不盘点又不同会计对帐，私自把库存物资拿出去卖掉；有的经营人员把采购回来的商品直接放在柜台出售，既不通过库房办理出入库手续，又不把货款交财务入帐，搞“体外循环”。以上都是在管钱、管物、管帐的内控岗位上出现的违纪现象。

2对经费支出缺乏基本的控制意识

虽然各单位均建立了经费支出的审批控制制度，但个别单位还是未能对经费支出实施有效的控制，特别是一些大额支出，审批手续还是存在不完备的现象。一些企业允许部门经理掌握一定比例的业务开支费用，但未规定具体的开支范围，导致一些部门经理大手大脚，挥霍浪费；一些单位在材料采购、财产管理、产品销售等环节监控不力，再加上经济往来中审查不严，费用支出失控，资产流失严重，加大了单位的费用开支。这与控制意识的缺乏具有一定关系。

3应收帐款的回收

目前大多数企业没有建立一套完善的回款制度，对形成的逾期应收账款能否收回、收回多少没有底数。不对应收账款进行风险评价，为了抢占市场扩大销售，单位片面追求利润，没有树立正确的应收账款管理目标，忽视了单位的现金流量。同时又未事先对付款人信用度作深入调查，一味地通过赊销吸引客户，虽产生了较高的账面利润，却带来了流动资金不能及时收回的问题。忽视“应收账款回收率”这个指标。

（三）控制环境基础薄弱

内部控制除了在存货和货币资金管理上存在不足外，内控的环境基础也很薄弱。

内部控制的环境是内部控制的基础,直接关系到企业内部控制的执行和贯彻。控制环境的好坏直接影响到企业内部控制各个环节实施效果的好坏。中小企业在这方面的问题非常严重,主要表现在以下几个方面：

1对内控认识不足

许多企业对内部控制的理论缺乏认识，甚至对内部控制还存在误解，对内部控制制度的内涵还不十分清楚，没有建立起规范化的操作程序，工作透明度不高，一人办事，一人了结的情况相当普遍，使许多内部控制制度成为一纸空文或形同虚设。

2人员设置不合理

中小企业为了节约一部分的职工费用，同时随着中小企业业务的增加，人手紧张等原因,中小企业在人员岗位设置上问题较多,不合理兼岗现象较为普遍。没有遵循不相容职务互相分离的原则，容易产生贪污、舞弊现象。比如,有些单位出纳兼任记账,有的单位出纳兼任档案保管,有些单位记账兼任复核等等。

3内部控制执行不力

在现行的中小企业管理体制中，由于企业经营者分口管理，会计监督制度与相应的产、供、销配套制度脱节，造成管理上的条块分割。财务部门主要是事后算帐，很难起到事前控制、事中监督的作用。往往出现产品已经发出，财务部门还不知道是否己实现销售，这就使公司的内控制度与管理机制相脱离，企业中的内控制度并没有得到真正的落实，内部控制执行不力。

四完善中小企业内部控制制度的措施

(一)加强存货内部控制的监督

1采购环节上的控制

企业应建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供货单位选择、验收程序等作出明确规定，确保采购过程透明、有章可循。

应由独立的采购部门负责，根据采购计划再按审批批准的请购单进行采购。采购时应慎选供货单位，要在了解了各供货单位的信誉和财务状况，审核其供货条件，包括价格、运费、运货能力等后，再签订合同或发出订货单或采用市场采购方式进行采购。另外，财务部一定也要对供货单位有所了解，避免支付货款环节上出现所谓的“回扣”现象。一旦财务人员与供货方脱节，就会让采购人员有机可趁，容易产生贪污现象。

对于运抵的货物，仓库工作人员应根据交货单的内容和既定的验收制度等对物品的品种、规格、数量、质量、到货时间和其他相关内容进行检查验收，确定货物是否达到相关标准。验收时必须严格，对于不符合要求的，及时报告有关部门和人员，并查明原因，及时进行退货、违约等处理。符合要求的予以入库，填制多联入库单据。

2存货的盘点

为加强存货管理，有效避免存货积压或短缺给企业造成损失，保证存货的账账、账实相符，发现差异，及时查找原因，分清责任，达到盘存控制的目的，企业要定期或不定期的安排专人对存货的库存情况进行清查盘点，编制盘点报告，并针对发现的问题进行调查处理。这样中小企业的资产才能得到进一步地核实，企业的资产质量状况也得到了更为清晰的反映。不可出于费时费力而不进行盘点，一定要做到存货的账账、账实相符，否则就会造成账面存货虚增虚减。

（二）货币资金收支控制

1收入环节

货币资金收入控制的范围包括各种收入及欠款回收。对已取得的货币资金收入必须及时入账，不得私设小金库，不得设账外账，严禁收入不入账，尤其是现金收入不入账，对于发票、收据必须加强其购买、领用、保存的管理，设计一个岗位，负责存根联与记账联定期或不定期抽查核对工作，及时发现其中的错弊。

企业发生应收帐款后，应采取各种措施，争取按期收回款项，避免因拖欠时间过长形成坏帐，并跟据不同的信用等级制定并实施有效的收回措施。经常与客户保持联络，催促付款，使他们意识到双方有着长期友好的合作关系，不应因小失大，丧失长远利益。也可将应收账款改为应收票据。应收票据具有较强的追索权，且到期前可以背书转让或贴现，在一定程度上可以减少坏帐的损失。同时，适当建立销售人员奖励制度和责任制。把销售人员的个人收入与收回应收帐款数额挂钩，谁销货谁负责收回货款，使销售人员时刻保持责任心，努力催收货款。

另外，企业应当建立应收帐款坏帐准备制度。不管企业采取怎样严格的信用政策及内部控制体系，只要存在商业信用行为，坏账损失的发生总是不可避免的。因此，企业要遵循稳健性原则，对坏账损失的可能性进行估计，积极建立弥补坏账损失的准备制度。应收账款可以计提坏账准备，企业应当定期或至少在年终对应收账款进行检查，预计可能产生的坏账损失，并计提坏账准备，以促进企业的健康发展。

2支出环节

控制好不合法和不合理的资金支出，相当于给单位带来等量的资金收入。怎样在每天大量的资金支付中，判断一项支出业务的合法和合理，关键的一点，是要看货币资金支出程序是否合法和合理。因此，支付每一笔款项，都要进行审核，看是否按审批意见和规定程序、途径办理，是否及时登记现金和银行存款日记账。对货币资金的支付实行严格的授权审批制度，重点控制大笔金额货币资金支付。

（三）创造良好的控制环境

控制环境是指对建立、加强或削弱特定政策、程序及其效率产生影响的各种因素。

首先，为改善企业内部控制普遍薄弱的现状，应在规范企业治理结构的同时规范企业的内部控制，并明确企业管理当局对内部控制应承担的责任。

其次，积极的企业文化是保证内部控制制度有效执行的基本因素。一般来说，企业文化通过潜移默化的环境熏陶影响员工的价值观和风险偏好，帮助中小企业员工树立起控制意识。积极健康的企业文化有助于形成良好的控制环境，降低中小企业的固有风险，避免舞弊自我合理化的倾向。同时创建诚实、守信、尽责的文化氛围。

1建立严密的内控体系，加强内部监督

构筑严密的企业内控体系。企业内部控制体系,具体应包括三个相对独立的控制层次：第一个层次是在企业 “供、产、销”全过程中融入相互牵制、相互制约的制度。有关人员在从事业务时，必须明确业务处理权限和应承担的责任，禁止一个人独立处理业务的全过程。第二个层次是设立事后监督，即在会计部门常规性的会计核算的基础上，对其各个岗位、各项业务进行日常性和周期性的核查。事后监督可以在会计部门内设立一个具有相应职务的专业岗位,配备责任心强、工作能力全面的人担任此职,并纳入程序化、规范化管理,将监督的过程和结果定期直接反馈给财务部门的负责人。第三个层次是以现有的稽核、审计、纪律检查部门为基础,成立一个直接归董事会管理并独立于被审计部门的审计委员会。审计委员会通过内部常规稽核、离任审计、落实举报、监督审查企业的会计报表等手段,对会计部门实施内部控制。

2明确资产记录与保管的分工

规定管钱、管物、管帐人员的相互制约关系，旨在保护资产的安全完整。如出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作；银行票据的签发印鉴，必须有两人分别掌管；向银行提取较大数额现金时，必须由两人以上，对领款、点验安全入库的全过程共同负责等。在一般情况下，处理每项经济业务的全过程，或者在全过程的某几个重要环节都规定要由两个部门或两个以上部门、两名或两名以上工作人员分工负责，起到相互控制的作用。

五结论

综上所述，内部控制制度在中小企业中扮演着重要角色，对中小企业的生存和发展有着极为重要的作用。只有对内部控制存在的问题进行有效的解决和改进，将有效的措施落实到企业的经营管理中，指导工作实际，才可以避免产生不必要的损失，从而给企业带来更好的经济效益。

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