企业采购与付款内部控制的研究

摘要：采购是企业生产经营活动的首要环节，与生产、销售环节紧密联系。本文主要先阐述了企业内部控制的重要性及企业内部控制的组成，然后简单介绍了企业采购与付款内部控制的目标与基本制度，全面阐述了企业采购与付款内部控制存在的风险及控制措施和采购与付款内部控制流程。本文的重点是对X企业进行询问调研，发现X企业采购与付款内部控制存在的问题并对这些问题进行分析与提出些改进建议。针对X企业的采购与付款内部控制存在的问题我们主要提出如下改进建议：采购业务不相容职务分离，健全采购流程中的制度，采购业务凭证和记录信息化处理，严格执行采购业务内部核查程序。

关键词：采购与付款内控，X企业案例分析，相关改进建议

一、企业内部控制的重要性及组成的阐述

（一）企业内部控制的重要性

从我国目前现代企业财会内部控制的现状来看，存在着很多隐性问题，而企业管理的重中之重就是财务的内部控制。为了规范会计行为，保证会计资料真实完整，必须加强内部财务控制制度，这是保证会计有序运行的必要手段，也是确保会计信息真实完整的根本保证。

（二）企业内部控制的组成

内部控制包括五个相互关联的要素。这些构成要素包括：

1、内部环境。内部环境是企业实施内部控制的基础，一般包括治理的结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。

2、风险评估。风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。

3、控制活动。控制活动是企业根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内。

4、信息与沟通。信息与沟通时企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。

5、内部监督。内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，并及时加以改进。

二、对企业采购与付款环节内部控制的阐述

（一）采购与付款内部控制定义

采购与付款是指企业外购商品并支付价款的行为。采购与付款内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在合理保证采购与付款业务活动的合法合规，合理保证企业资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略，实现控制目标的过程。

（二）采购与付款环节内部控制目标

采购与付款控制的目标是：保证采购与付款数据的真实性，保证采购与付款过程中数据资料的完整性，确保采购物料的所有权，保证采购价格的合理性，保证进仓物料、应付账款截止期的正确性，保证财务报表相关披露的合理性。

（三）采购与付款内部控制的基本制度

1、不相容职务岗位分工制度

(1) 请购与审批。企业物品采购应由使用部门根据其需要提出申请，并经分管采购工作的负责人进行审批；

(2) 询价与确定供应商。企业应由采购部门和相关部门共同参与询价程序并确定供应商；

(3) 采购合同的订立与审计。企业应由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批或适当审计；

(4) 采购与验收。企业采购人员不能同时担任物品的验收工作；

(5) 采购、验收与相关会计记录。企业采购、验收与会计记录工作职务应当分离．以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性；

(6) 付款的审批与付款执行。企业付款的审批人与付款的执行人职务应当分离。

2、授权审批制度

企业应明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。根据采购与付款业务，控制的审批要点主要包括：

(1) 企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权；

(2) 企业对资本支出和租赁合同通常会特别授权，只容许特定人员提出请购；

(3) 企业对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失；

(4) 采购合同的签订需经有关授权人员审批；

(5) 采购款项的支付应经有关授权人员审批。

3、业务记录控制制度

为实现采购与付款业务内部会计控制目标。企业应建立以请购单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。在该系统中凭证要连续编号、记录、签字盖章，做到账证、账账、账表、账实相符，并且检查有编号签字的凭证与记录是否按程序要求处理，这样可以有效防止经济业务的遗漏和重复。并可检查是否存在舞弊现象。

三、采购与付款内部控制的风险控制与流程的阐述

（一）采购与付款内部控制的风险及控制

1、编制需求计划和采购计划

采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。

主要控制措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。第二，采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。

2、请购

请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。该环节的主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产营业。

主要控制措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

3、选择供应商

选择供应商也就是确定供应渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

主要控制措施：第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件极其资信、经营状况等进行实行管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。

4、确定采购价格

如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。该环节的主要风险是：采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金缺失。

主要控制措施：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购，询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。第二，采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。

5、验收

验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。该环节的主要风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。

主要控制措施：第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始票据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财务部门。第三，对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理。的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。

6、付款

付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审核程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。该环节的主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。

主要控制措施：企业应加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任与权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定，合理选择付款方式，及时办理付款。要着力关注以下方面：第一，严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应给予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。企业应当重视采购付款的全过程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损。第二，根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际情况，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应通过银行办理转账。第三，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付账款，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。

7、退货

企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，并在与供应商的合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。

（二）采购与付款内部控制的流程

1、请购商品和劳务

仓库负责对需要购买的已列入存活清单的项目填写请购单，其他部门也可以对所需要购买的未列入存活清单的项目编制请购单。大多数企业对正常所需的物资的购买均作一般授权，例如，仓库在现有库存达到再订购点时就可直接提出采购申请，其他部门也可为正常的维修工作和类似工作直接申请采购有关物品。请购单可由手工或计算机编制。由于企业内不少部门都可以填列请购单，不便事先编号，为加强控制，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主观人员签字批准。

2、编制订购单

采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单，采购部门应确定最佳的供应来源。对一些大额、重要的采购项目，应采购竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。

订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等，预先予以编号并经过被授权的采购人员签名。其正联应传交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭证部门和编制请购单的部门。

3、验收商品

有效的订购单代表企业已授权验收部门接受供应商发运来的商品。验收部门首先应比较所收商品与订单上的要求是否相符，如商品的品名、说明、数量、到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。

验收后，验收部门应对已收获的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。验收人员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的依据。或要求其在验收单的副联上签收，以确立他们所采购的资产应负的保管责任。验收人员还应将其中的一联验收单送交应付凭单部门。

4、存储已验收的商品存货

将已验收商品的保管与采购的其他指责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。

5、编制付款凭证单

记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。这项功能的控制包括：

（1）确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单一致性。

（2）确定供应商发票计算的正确性。

（3）编制有预先编号的付款凭单，并附在支持性凭证（如订购单、验收单和供应商发票等）。这些支持性凭证的种类，因交易对象的不同而不同。

（4）独立检查付款凭单计算的正确性。

（5）在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。

（6）由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中，以待日后付款。

6、确认与记录负债

正确验收已验收货物和已接受劳务的债务，要求准确、及时地记录负债。该记录对企业财务报表反映和企业实际现金支出有重大影响。因此，必须特别注意，按正确的数额记载企业确实已发生的购货和接受劳务事项。

7、付款

通常是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。企业有多种款项结算方式，以支票结算方式为例，编制和签署支票的有关控制包括：

（1）独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。

（2）应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。

（3）被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致。

（4）支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款。

（5）支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。

（6）支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。

（7）应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。

8、记录现金、银行存款支出

仍以支票结算方式为例，在手工系统下，会计部门应根据已签发的支票编制付款记账凭证，并据以等级银行日记账及其他相关账簿。以记录银行存款支出为例，有关控制包括：

（1）会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性。

（2）通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，检查入账的及时性。

（3）独立编制银行存款余额调节表。

四、X企业采购与付款环节内部控制存在问题的调研和分析

（一）X企业采购与付款环节内部控制存在问题调研过程

X企业主要是从事某著名品牌家用燃气电器的销售、安装及维修，工作人员约有30人。X企业在管理层的精心管理下各项制度也在慢慢地建立起来，员工之间相处融洽。X企业在采购与付款中的制度已经渐渐有了雏形，只是目前因为人力的不足有重要职位都是由一人兼任，采购、仓库、付款三个部门总负责人为同一人，销售与负责催款为同一人。项目施工管理有些散乱，对于项目施工材料申请也没有计划性，在零售与维修所需配件也是在需要的时候才通知采购部门采购。

采购是企业生产经营活动的首要环节，与生产、销售环节紧密联系。我主要是对X企业采购、仓库、财务三个部门的人员进行询问调查，先询问他们所在环节的实际工作流程，其次询问他们工作的正常流程以及他们在工作过程中所遇到的问题，然后我会将他们工作的环节、所遇到的问题与内部控制制度相结合，最终得出一些改进方案。

我调查了6位工作人员，采购部门、仓库管理部门、财务部门各2位工作人员，在询问调查的过程中他们积极帮助我提出工作中所存在的问题与可采取的解决方案，也向我讲述他们工作特色：现在采购是没有经验的采购员，在新的领域里不能够完全由采购员独立决定，价格型号等都要经过高级领导层的裁决，对于已经采购过的供应商只需订货按时付款即可，没有再多的询价与比价；仓库管理人员对材料入库管理还不够全，对材料领用未按时登记仓库账簿，而有些零碎的易耗品与配件则直接不列入盘库的范围之内；付款人员只需按照已经经过审核签字之后的《采购付款单》付款即可，最终向采购员索要采购对应的发票，做到付出去的款收回的发票一一对应。

以上是对X企业的介绍与对采购付款环节询问调查的过程，以下是X企业采购流程：

1、项目负责人在项目开始时或者仓库管理员在仓库缺货时口头提出采购申请，由采购人员编制采购计划；

2、采购计划先交由项目负责人或仓库管理员签字认可，再进行采购计划的审核，若不通过则返回1步骤；

3、采购员填写《采购请款单》（采购请款单中包括采购订单与付款单），采购订单中注明供应商名称、材料名称、型号、数量、单价、金额等，付款单中填写收款单位信息、付款金额、款项用途等。

4、采购审批人审批《采购请款单》，若不通过则返回步骤3；

5、付款人凭经过审核完毕的《采购请款单》付款；

6、仓库到货，由仓库管理员点货入库；

7、发票记账；

对于紧急需要的材料是由直接需求人员自行采购，然后再拿相应的票据到财务部进行报销手续。

针对X企业的采购与付款流程，我主要咨询了三大部门（采购、仓库、财务）的人员，请他们提出X企业采购与付款的流程存在的问题。

1、采购部门存在的问题

（1）采购计划制定不周全，

（2）《采购请款单》审核不严格，

（3）采购订单相关人员签字困难，

（4）对急需材料的采购应走何流程。

2、仓库部门存在的问题

（1）缺少材料质量验收程序，

（2）没有完备的材料退货制度，

（3）没有制定材料的最小库存量，

（4）如何保证常用材料库存最小化。

3、财务部门存在的问题

（1）采购订单的审核人员与付款的审核人员为同一人，

（2）发票直接邮寄到财务部，收到发票后只核对金额不核对发票内容，

（3）在紧急情况下，付款人会忽视《采购请款单》审核的结果而直接付款。

（二）X企业采购与付款环节内部控制存在的问题的分析

针对以上各部门的问题作如下分析：

1、采购部门

（1）采购计划制定不周全

项目负责人或仓库管理员不应在项目开始时或仓库缺货时提出采购申请，如此会造成采购人员因采购时间太紧而发生以下情况：供应商也有可能因交货期短而抬高定价，其运输成本也会增加，项目工期也会延迟。应该在项目确定之后就通知采购部门准备所需材料的采购工作，与供应商进行材料数量、质量与价格等因素的谈判，并签订合同。

（2）《采购请款单》审核不严格

对于已经经过采购计划审核过的采购订单，在申请付款的时候审核并不严格。因为付款审核人看到采购计划已经有项目经理或者仓管人员签字，就不会对采购单中的内容进行细审，从而就会忽视采购单中细小的问题。采购审核人员应该根据采购订单中的供货单位、采购品名、型号、规格、数量、单价以及金额等于对应项目的需求与仓库实际需求来核对采购单，以确保采购单的准确性与库存的合理性。

（3）采购订单相关人员签字困难

采购订单是项目经理与仓库管理员口头下单，采购订单需要他们签字认可，有时他们会因公事外出，找人签字麻烦，因为公司的发展需要，项目负责人需要经常在外面工地或者考察市场，有时会不在公司，而采购订单是由采购人员制定，然后再给项目负责人签字，这样既浪费采购人员的时间也会推迟材料采购的进度，从而影响项目的进度。采购订单最好由下单人员按照相应所需的材料制定纸质订单或者电子订单给采购人员，然后采购人员按照收到的订单制定采购单。

（4）对急需材料的采购应走何流程

对于急需的材料，直接使用人员可先行采购，然后再补做特殊采购订单流程，并需要相关审核人员审核方可生效。急需的材料不好控制，对于项目工程或者生产过程中，这样的现象是经常发生的，若走正常采购流程所需时间太长，会耽误生产或工期，因为情况紧急所以只能由使用人员先行采购，然后再补采购手续。

2、仓库部门

（1）缺少材料质量验收程序

材料到货应该先交给验收人员验收，等验收合格之后将材料与验收单一并交由仓库管理员，并在验收单上签字确认；如果材料不符合要求，验收人员应该出具检验报告，并及时通知相关采购人员做好退换货手续。如果材料采购没有验收程序，很有可能等到材料使用时才发现问题，如果时间较长就很难与供应商达到退换货的协议，也会影响工期的顺利进行。

（2）没有完备的材料退货制度

材料退货制度应对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，并在与供应商的合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。退货在接收到货物，检验时发现质量不过关时就应该提出来，及时告知采购部门并出具检验报告，列明货物质量不过关之处。若材料仍是继续需要的可以与供应商联系重新补发相同型号的材料；若此批材料已不被需要或者已被其他的材料所替代，可以与给供应协商办理退货手续，退货通知单要经授权人审核批准，并追踪退货货款回收的工作。确保仓库的库存是合格的。

（3）没有制定材料的最小库存量

对于经常使用的材料仓库应制定最小库存量。根据每个月的出库数与材料常规到货期确定每个月仓库应备材料量，根据使用量与价格可以制定采购数量与次数。如果实际库存低于最小库存量时便可启动采购计划。

（4）如何保证常用材料库存最小化

对于经常使用的材料，我们应该先制定最低库存量，然后再按照一个月的使用量制定采购计划，当库存数低于最低库存量时需要仓库管理员提交采购计划。项目工期较长时，因按照项目的施工计划进行采购，不需要签订合同之后就将所有的材料采购好，那样暂时用不到的材料就会占用库存，从而占用资金。

3、财务部门

（1）采购订单的审核人员与付款的审核人员为同一人；

岗位分工不明确。采购审核人员与付款审核人员应该分开，如果采购审核与付款审核为同一个人可能会降低材料定价的合理性，也有可能发生“以权谋私”等不良现象。

（2）发票直接邮寄到财务部，收到发票后只核对金额财务部不核对发票内容直接入账；

供应商发票的内容应保证与相关的验收单、订购单保持一致性。发票应该随货到验收部门与货物、采购订单一起进行验收，如果无误验收人员应该在发票与验收单上签字确认，随货物一同入库，由仓库管理员在发票与验收单上签字确认，最终返还到采购人员，由采购人员制定付款单。

财务部收到发票后还是需要与项目合同、材料采购合同相核对，确保所采购的材料是用于某个项目，并确保价格在预算之内。

（3）在紧急情况下，付款人会忽视《采购请款单》审核的结果而直接付款。

有时候会出现采购紧急付款，在付款审核这一步与付款审核人经过口头确认之后会忘记给审核人在《采购付款单》上补签字。如此在日后查单的时候会发现这个问题，即从凭据上是未审核而直接付款。遇到这种紧急打款的情况时，应该将需要补签手续的《采购付款单》单独放置，等到付款审核人上班的时候再行补签手续。