小企业会计电算化的现状、问题及对策

摘要：随着电子信息产业的不断发展，会计电算化在社会经济中的运用也越来越广泛了。而在贸易全球化的今天，会计电算化已成为小企业当前会计工作的主要工具，是提高工作效率，运用机技术代替手工记帐的基本方式。为了获得及时准确的财务信息，提高管理效率，企业基本上都接受并采用了电算化形式进行财务管理，然而许多小企业在电算化应用的过程中出现种种问题。辨证地了解新形势下小企业会计电算化的现状，客观地会计电算化面临的问题，探求其原因，有针对性提出解决问题的对策和措施，不仅对小企业会计电算化工作，而且对整个会计系统，都具有十分重大的作用。

关键词：会计电算化;小企业；现状;问题及风险;对策。

引言

小企业之所以称之小，在于其人员规模、资产规模与经营规模都不及大型企业。因为企业规模小，小企业的经营决策权往往高度集中，资本追求利润的动力完全体现在经营者的积极性上。在我国，小企业数量多，比重大，是推动国民经济发展基础力量，发挥着越来越重要的作用。

会计电算化应用是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算实现的会计信息系统。具体地说使用计算机代替手工记账、算账、报账、用账以及代替部分人脑辅助管理的过程。它实现了数据处理自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。

一、会计电算化的定义与其在我国的发展

（一）会计电算化的定义

会计电算化含义：会计电算化是指在会计工作中应用电子计算机技术的简称。具体地说是用计算机代替手工记账、算账、报账、用账以及代替部分人脑辅助管理的过程。

会计电算化，这一计算机在会计中应用的代名词，是在1981年在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机问题讨论会”上由王景新教授提出的。

随着会计电算化事业的不断发展，电算化的含义得到进一步的引伸与发展。它不仅涉及到会计核算，而且涉及到会计管理、会计决策等会计工作。对于会计电算化的含义，有很多说法。有人认为：会计电算化是企业通过电子数据处理系统处理会计信息的方法；也有人认为：会云电算化是利用电子数据处理方式，实现对会计数据收集、存储、传输和各种加工处理自动化的一种会计。

现在大家普遍认为：会计电算化是一门会计边缘学科，是现代会计学科的重要组成部分，是将计算机技术用于会计工作中，进行会计核算、会计管理、会计决策的人-机相结合的控制系统。

（二）我国小企业会计电算化的发展历程

按照我国会计软件的开发与应用状况划分，我国的会计电算化基本上可以分为三个阶段：

1、会计核算子系统单项开发与应用阶段(1979年至1988年)

1979年，财政部拨款500万元，用于长春第一汽车制造厂的计算机辅助会计工作的试点工作。从此，中国会计电算化便掀开了崭新的一页。

在这10年之中，会计核算软件主要是单项开发为主，没有统一的会计电算化制度，各地各单位的开发基本上处于闭门造车的局面，而所开发的会计核算软件基本上是手工会计操作的翻版。

2、会计核算软件多项开发与应用阶段(1988年至1996年)

这一阶段我国会计电算化实现了从局部单项数据处理，逐步扩展到建成完整的会计信息系统;实现了从应用初期手工操作与计算机会计数据处理并行，发展到甩掉手工账本，完全依靠计算机有效运行，代替手工完成记账、算账和报账任务;从应用初期主要用来处理企事业单位的会计数据，满足基层单位经济管理上的需要，进一步发展到用软盘或线路传输报送会计报表，用计算机逐级汇总上报会计报表;从计算机在会计中的自行开发、自己使用，发展到由专业公司的开发通用化、商品化会计核算软件。

3、融入企业管理信息系统的网络会计系统发展阶段(1996年至今)。

会计电算化是以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称。它主要是应用电子计算机代替人工记帐、算帐、报帐，以及代替部分由大脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。会计电算化已发展成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的新型科学和实用技术。

二、我国小企业会计电算化的现状

（一）新形势下会计电算化特点

会计电算化是会计进人信息化的基础，是今后企业决策的重要依据，是会计体制改革的突破口。从总的情况看，经过多年的实践和改进，会计电算化的形势和基础比较好，基本完成手工会计记帐向电脑会计记帐的转变。随着新的会计电算化软件的应用，会计电算化正从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变，形成以会计软件为核心，融管理、计划、分析为一体的会计电算化管理信息系统。各级各部门都广泛应用会计软件，实现了从DOS平台迅速向Windows平台转变；后台数据库正逐渐由XBASE数据库向互联网络数据库转变。管理机制符合我国《企事业会计准则》及其配套的行业会计制度。人员素质逐渐提高，操作水平日益熟练，系统的安全性与保密性加强，显示财政系统会计电算化以向优良、稳定、科学的方向发展。

（二）会计电算化在小企业中实施应用的现状

小企业会计电算化基本普及，它不仅减轻财会人员的劳动强度，为会计工作节省大量的人力、财力和时间；同时也提高了会计信息收集、整理、传输、反馈的速度和准确度，还提高了会计的分析决策能力，使会计工作能更好地满足中小企业管理的实际需要。但是由于财务工作本身的特点，一些小企业管理基础相对薄弱，财务人员业务水平偏低，造成企业会计电算化工作实践中存在一些不尽人意的地方，会计电算化工作也往往局限于替代手工会计核算，阻碍了企业会计电算化向更深层次发展。同时由于网络财务、电子商务的迅速兴起对会计电算化也提出了更高的要求，从而将我国企业在运用会计电算化的过程中存在的一些需待解决的问题也暴露出来。

三、小企业会计电算化存在的问题及风险

（一）、管理者不重视电算化会计信息系统的管理功能

小企业一般资本总量不够大，生产规模的扩大以及生产设备和技术的更新都比较困难，企业无法形成一套规范的、系统化的、高效的管理。大部分企业是以利润最大化作为自己的财务目标，重视利润，忽略企业的长期可持续发展。这主要表现在许多小企业的管理人员和会计人员一般使用电算化系统中的总账、应收应付、固定资产、薪资管理和报表模块进行经济业务的核算以及账簿、报表的生产，而不涉及到成本核算、财务报表分析以及资金预测等具有财务管理功能的模块，电算化管理系统的作用没有被充分利用。这就相当于只是将传统的手工记账转换为电算化记账，并未因此提高财务管理能力和效率，忽略了电算化信息系统的真正意义。也正是由于这个原因，使得中小企业的管理者产生错觉，认为电算化管理信息系统对企业是没有多大意义的。

（二）、会计人员素质无法驾驭电算化软件

小企业受到规模和资金的限制，一方面，会计机构设置比较简单，职责分工不明确，会计人员身兼数职，有些企业甚至没有设置会计部门。另一方面，小企业往往很难吸引高素质人才，会计人员往往是由亲戚担任，即使不是亲戚，招聘到得会计人员业务水平也比较低，对新知识的运用能力较差，财务管理能力更是无从谈起。所以，会计人员在电算化软件使用过程中，一方面，一般只是使用一些简单的核算模块，复杂的模块不会涉及到，软件的功能运用不完全；另一方面，电算化系统随着会计要求的提高需要不断升级和更新改造，在这个过程中涉及到大量数据的输出、储存和衔接，一不小心就可能造成会计档案的流失，而这些工作是一般会计人员无法完成的。此外，在电算化操作过程中出现的种种错误，使得会计人员无所适从，应为电算化软件的纠错与传统手工账务处理的纠错是不一样的。

（三）、会计资料存在风险

财务数据属于企业的机密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。由于受到计算机应用能力的约束，小企业会计人员在会计软件的运用过程中对会计信息系统的安全性重视不够，操作过程中也缺乏加密防范的技术，因此在实际工作中出现了许多安全隐患，会计数据容易丧失。此外，为了节约开支，一些单位财务部门电脑也用作其他办公，极其容易受到病毒的侵蚀感染，导致系统瘫痪造成会计数据丢失。

（四）、财务软件配置中存在的风险及防范

财务软件配置是会计电算化信息系统建立的重要环节。目前的配置方法主要有两种：一是购买，二是开发。这项工作的好坏将直接影响电算化的开展质量，对会计信息的真实与否也起着重要作用。在实际配置中安全隐患随处可见。

（1）购买方式。目前许多单位在购买软件时，往往喜欢买最先进的产品，而忽视了企业自身的情况和需要。现在的软件市场上新概念很多，如网络财务软件、会计信息化软件、在线财务软件、会计决策软件等，这种只听冠名追求高档而忽视软件配置的基本要求的作法，一方面不符合最佳效率原则的要求，导致资源浪费。另一方面往往带来软件适应性差，初始参数设置难度大，软件运行环境要求高，操作复杂，对会计人员技术要求高等问题，企业稍有闪失，安全系数会大大降低

（2）.开发方式。不管是自行开发、委托开发或是联合开发，大多数企业都是采用生命周期法。这种方法将软件工程学和系统工程的理论和方法引入软件配制开发中，将软件开发的全过程视为一个生命周期，严格地划分为系统调查、系统分析、系统设计、系统程序、系统测试、系统运行与维护六个阶段，使软件开发分阶段分步骤地进行，强调软件开发的全过程。由于这种方法结构严谨，逻辑性强，技术要求高，实际研制中常出现一些致命问题：系统分析和设计人员不能充分了解系统状况和用户需求，可行性分析报告不符合实际，数据流程图混乱，输入与输出信息模糊不清，文件调查表不够具体，软件需求说明书不全面，程序设计说明书不清晰，系统测度不完整，程序错误不能及时发现，对系统开发工作不能有效地组织和控制等。

（五）、实际操作中存在的风险

会计软件都有一套相对完整的授权、审批和密码保护功能，充分发挥它的作用，可以让我们在公布信息的同时较好地保护会计系统。但有些单位却把SYSTEM的密码在财务科完全公开，这是一种非常危险的作法。如果他们的会计信息网络化的公开，那么任何人都可以通过SYSTEM用户来控制会计网络系统，会计信息无限制地被浏览已是“小事”，更严重的是破坏科目体系和对账数据，使系统瘫痪。还有一种情况就是操作员之间相互公开自己的密码，相互信任，但信息会随着人与人之间的交流而传播，所以很难免不会把这些密码告诉非操作人员，这也会造成会计信息的无限制被浏览、丢失等情况。另外还有因操作制度不完善，权限管理不严密，安全措施不全面，缺乏有效的监督而导致玩忽职守的现象时有发生

（六）、计算机维护过程中存在的风险

由于计算机技术的迅速发展，利用计算机技术进行犯罪已具有智能化、隐蔽化，发现问题不易查找线索等几个特征，其技术手段也高于防范措施。如国际上虽已广泛采用各种技术防止外部攻击，但黑客、病毒的入侵仍屡屡得逞。故对那些用会计系统服务器或工作站连接Internet的企业来说，病毒通过互联网和电子邮件入侵会计系统的可能性更大，而会计网络里工作站之间共享功能的开放，为病毒在网络里传播又提供了通道，一旦病毒发作，后果将是很严重的。再加上维护人员缺乏必要的防范意识和措施，对利用计算机犯罪知之甚少，相应的控制措施不多，安全隐患更大。

（七）、会计档案管理过程中存在的风险

会计档案在收集过程中，由于操作人员时间观念不强，没有定期把计算机系统中的所有会议资料备份到磁性介质或光盘上，没有脱离原计算机系统进行保存。一旦因意外或人为错误造成数据丢失或系统被破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，电算化系统不能正常工作。会计档案在保管过程中，操作员往往是单备份保存，且保存在电算化系统附近，一旦意外，后果不堪设想。又因档案保管人员缺乏必要的物理知识，不懂磁性介质的物理特性，将之接近磁场，备份资料瞬间消失。

四、小企业对会计电算化问题的解决对策

（一）加强相关的政策法规，转变管理者的观念

国家应加快修订与实施电算化系统的政策法规，并不断完善现有的会计准则，使会计电算化更加规范化。根据我国现阶段会计电算化发展不均衡的状况，要有针对性地对经济欠发达地区和中小企业提供人员和技术上的支持，组织先进的经验交流学习，使会计电算化在我国协调的发展。?同时，各中小企业应从观念上重视并接受会计电算化，加强自身的会计部门建设，进一步健全企业会计机制，加快会计电算化普及高效发展的步伐。

（二）加大对“复合型”会计电算化人才的培养力度

相对于传统会计来说，会计电算化增添了很多新的内容，这对原有会计人员的业务素质提出了更高的要求。中小型企业要应对这场会计革命，既要加强对原有会计从业人员的会计电算化专业知识的培训，使财会人员熟练掌握必要的计算机知识，提高操作技能。也要适当引进高校会计电算化专业的新生充实到财会人员队伍中。会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。

（三）完善并规范财务软件

首先，我国应尽快培养一批在计算机和会计领域都擅长的的会计软件工程师，将会计软件的开发应从核算型向管理型、决策支持型软件过渡，完善软件的功能，增强对不同财务制度的适应能力。?其次，相关部门应根据《会计核算软件基本功能规范》的标准严格评审，注重软件产品的开放性和兼容性的功能，并利于数据收发和交流。最后，中小企业在采购会计软件时尽可能选择适合自己的会计软件，要有明确的功能要求，并对财务软件的各项性能有较清楚的了解。好的财务软件应具备易于扩展的框架结构及标准的对内与对外接口。

（四）建立和加强会计信息系统环境的安全控制

财务信息是企业的核心竞争力，在很大程度上关系着企业的生存与发展。为有效的防止会计数据泄密、丢失，防止发生计算机舞弊行为，企业必须加强财务数据安全保密制度的建设和执行。首先，制定各种严格的管理制度，在系统中对各类人员进行分工，并建立严密的内部控制制度。通过相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠。其次，加强对员工的信息安全教育，严禁未经受权人员上机操作；禁止与互连网连接；在进入系统时采用相关的检测手段和用户权限设置等限制手段，安装“防火墙”，严防电脑病毒入侵，防止人为非法破坏数据。最后，完善电算化会计档案管理的各项制度，采用“AB备份法”进行数据的备份，实行纸质档案和新型载体档案双套异地保管，定期进行检查、复制，以防会计信息损坏。

总之，会计电算化是随着电子计算机技术产生的，也将随着电子计算机技术的发展而逐步完善。传统的手工会计核算已远不能适应当前中小企业发展的需要，利用电子计算机进行会计核算和会计管理，实现会计电算化，是中小企业会计工作的必然趋势。会计电算化突破了传统会计的观念与理论，为财务人员提供了众多机遇，随着电子商务的飞速发展，会计电算化的实施给会计理论和会计研究带来了新的难题，只有不断地将理论与实践相联系，才能使会计电算化为提高中小企业经济效益发挥更大的作用。

结论

随着社会经济的不断发展，市场经济的进一步改革，经济全球化趋势的进一步加剧，会计已经成为经济活动中重要的一部分。如何更加准确、完整的反映会计信息，成为了经济发展的关键。而会计电算化的应运而生，有效地解决了这一问题。我国在这一领域还处于探索阶段，还有很长的路要走。电算化的顺利实施，需要多方面的共同努力和相互协调，社会应给予更加广泛的关注和支持。

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