浅谈中小企业会计信息系统建设

摘要:当今世界已经进入全面信息化时代，信息技术、网络技术快速发展，无论是会计审计准则、内部控制标准的贯彻实施，还是宏观经济决策与微观经营管理，都更加倚重于单位的信息化基础。然而，目前中小企业会计的核算手段仍主要采用传统的手工会计为主，想要提高中小企业的经营效率和经营效益会计信息化建设是必经之路。

本文通过对中小企业信息化建设的现状的分析说明中小企业建设信息化系统的必要性。通过对中小企业信息化建设过程中存在的中小企业会计信息化建设下网络安全的问题、会计信息化建设对工作人员专业素质的要求以及对企业内部管理与会计信息化建设的关系探讨了中小企业会计信息化建设的可采取的基础策略。

关键词：浅谈中小企业会计信息化建设

何谓会计信息系统(AIS，accounting information system)，其实它的全称应该是电算化会计信息系统，是会计实现电算化以后的会计信息处理系统，它是一种以计算机为基础的，用系统思想分析、设计和建立的用于处理会计核算业务，提供财务信息，辅助进行财务分析、预测和计划制定，加强财务控制和财务决策的现代会计系统。它包括了计算机为主的各种硬件、软件、数据文件和使用系统的所有人员，其核心是一套功能强大的会计软件。它不仅仅是用计算机代替手工进行记账、算账和报账，这仅仅是工作的第一步，它会使会计人员摆脱繁琐的数据处理工作，能集中精力深入分析会计工作的各种数据，以便及时发现存在的问题，为预测和决策提供数据。会计信息系统的建立，是现代化大生产和新技术革命的必然产物，是会计发展史上的一次重大变革，必将对会计理论和实务产生深远的影响。所谓企业信息化，就是利用计算机、网络和通讯技术，支持企业的产品研发、生产、销售、服务等诸多环节，实现信息采集、加工和管理的系统化、网络化、集成化，信息流通的高效化和实时化，最终实现全面供应链管理和电子商务。

中小企业会计信息化问题是伴随着信息技术的飞速发展而逐渐得到重视的，国外有研究证明，会计信息化与企业的成功与失败有着一定的相关关系，因此，中小企业加强会计信息系统的建设，提高中小企业的会计信息化水平很有必要。目前，我国一些有实力的中小型企业都已不同程度地实现了会计信息化，但由于中小企业数量众多、规模差别很大，因此，从总体来看，中小企业在会计信息系统的建设中，还存在着诸如会计软件的标准不统一和不规范、会计信息化水平普遍偏低等问题，我国中小企业会计信息化建设的任务还很重。因此，加强中小企业会计信息化建设问题的研究十分迫切。

一、中小企业会计信息系统的现状

目前在大多数大型的企业和事业单位都使用了计算机,而且都建成了完整的会计信息系统,靠计算机有效地完成记账、算账、报账任务，还有效地利用会计信息以考核过去、控制目前和预测未来的各项经济活动。然而中小企业会计的核算手段仍主要采用传统的手工会计为主，会计人员根本无法抽出足够的时间、精力进行及时的会计核算，更谈不上开展以提高企业经营管理水平为目的的财务管理工作，这不利于提高中小企业的经营效率和经营效益。在这种情况下，中小企业如果仍按照传统方式利用手工会计信息系统进行会计核算，已不能适应经济形式的发展需求了。会计提供的信息未能及时、有效为企业决策及管理服务。在中小企业，特别是小企业中会计信息系统的建设情况还不是那么令人感到乐观。随着网路时代的来临，微型计算机已普及到包括相当多的中小企业在内的社会各阶层里，这为小企业实施会计信息工作信息化提供了坚实的物质基础，各知名软件公司也纷纷适应时代发展需要开发出了专门为中小企业量身定做的物美价廉，全面支持中小企业会计制度的财务软件，这为中心企业实施工作信息化提供了硬件基础。中小企业应根据企业的规模、行业以及经营的内容，在充分考虑效益性、适用性以及可扩展性的基础上，建设好会计信息系统。

二、中小企业建立会计信息系统的必要性

（一）是中小企业快速发展的需要

改革开放以来，我国的中小企业得到了蓬勃的发展；2002年，国家颁部了《中小企业促进法》以立法的形式为我国中小企业的发展创造了良好的法律和社会环境。目前，中小企业在我国国民经济中的地位日益突出，已成为我国最活跃、最具潜力的新的经济增长点之一，据不完全统计，在我国工业企业法人中，小企业已占工业企业法人总数的95%以上，中小企业最终产品和它的服务价值占据了国内生产总值近50%，中小企业安排的就业岗位已过亿。中小企业的发展已经成为我国经济发展新的增长点。而企业数字化，特别是企业会计信息数字化，是提高中小企业管理水平和竞争能力，促进中小企业发展壮大的主要手段。

（二）是中小企业提高效益的需要

随着经济全球化步伐的加快，机制灵活的中小企业将面临国内、国外资金、技术雄厚的大企业的多方面的挤压，因此他们不仅要在产品品种、产量、质量上下功夫，更要向管理要效率。通过实施建立会计信息系统，除了可以利用电子计算机和会计软件快速完成记账、对帐和编制会计报表等基础会计工作外，还可以减轻会计人员的劳动强度，使广大会计从业人员能从算账、记账和对帐等繁杂的日常会计处理工作中抽出更多的时间和精力从事参与企业计划、决策、控制分析和考核等管理工作，从而为中小企业经营、控制和管理决策提供强有力的支持。还可以将企业内部各相关部门的管理工作通过电子计算和会计软件实现部门之间管数据自动接口处理，从而提高企业内部管理数据的处理速度效率，为提高企业管理效率和经济效益做出应有的贡献。

三、会计信息系统发展过程中存在的问题

（一）对会计信息系统的重要性认识不足

目前，许多中小企业还未充分认识到会计信息化建设的意义及重要性。首先，许多中小企业企业领导者对会计信息化建设存在片面认识，认为会计信息化建设只是会计核算工具的改变，看不到其对会计职能、企业管理方法和管理流程的深刻影响，有的领导甚至认为会计信息化建设只是用计算机代替账册，仅把会计信息化建设当作树立企业形象的一种手段。其次，在会计信息化的具体应用中，多数中小企业缺乏对手工系统进行充分分析的意识，没有针对本企业自身的管理要求和运行模式，对会计信息系统进行相应的设置和调整。

（二）缺乏进行会计信息系统操作的专业人才

缺乏进行会计信息化操建设的专业人才成为中小企业快速实现会计信息化建设的障碍，作为一个综合性的财会专业人才，需要具备计算机、会计、管理等多方面的专业知识，实现从满足手工会计的需要到适应会计信息化普及的过渡。目前，中小企业会计人员素质偏低，难以满足信息时代信息化处理的要求。许多单位的信息化人员是由过去的手工会计、出纳等经过短期培训而来，他们在使用微机处理业务的过程中大多数是除了开机使用财务软件之外，对微机的软硬件知识了解不多，不能灵活运用软件处理的会计数据进行财务信息的加工处理。当计算机运行出现问题时，计算机维护人员又大多是计算机专业出身，对财务知识又不甚了解，所以不能够把计算机知识和会计等财务知识融合在一起。

（三）会计信息系统的财务信息存在安全问题

财务数据是企业的秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。在会计信息化环境下，电子符号代替了会计数据，磁介质代替了纸介质，财务信息面临安全风险。目前，我国的财务软件生产还处于模仿和加工阶段，没有形成一定的产业规模，多数财务软件的开发都是把重点放在理财和提供多功能管理和决策上，很少放在数据的安全保密上。随着网络经济时代的到来，在给企业带来无限商机的同时，网络财务面临的最突出问题就是安全问题。网络下的会计信息系统很有可能遭受黑客或病毒的侵扰，很多企业没有针对网络环境来建立和完善相应的会计信息化安全防范措施，一旦发生问题将给企业造成巨大的损失。

（四）会计信息系统的管理工作存在漏洞

许多会计信息化单位没有严密的基础管理工作制度。首先，在人员分工上，企业对会计信息化操作人员与系统维护人员等岗位没有严格权限限制措施，操作员密码公开或不设密码，为越权使用和篡改数据留下隐患。特别是中小企业内部控制十分不完善，使得会计信息化建设不能正常进行。其次，从档案资料管理上，许多单位对存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档，已经归档的内容不完整，导致不少的会计档案被人为破坏和自然损坏，以至于造成企业财务信息泄密。

会计信息化的运用可以极大地发挥电子计算机的计算与分析功能，但是，由于受我国传统的手工会计工作主要是事后核算的影响，我国实行会计信息化的单位大多存在着重视报账功能忽视管理功能的现象。就目前中小企业企业会计电算化的应用现状来看，会计电算化的使用还停留在记账、算账水平上，并没有应用到中小企业全面管理活动中，也可以说会计软件只是实现了它的会计核算功能，并没有实现它的管理预测和分析功能。

四、加强会计信息系统建设的措施

（一）强化中小企业对会计信息系统重要性的认识

首先，应强化企业领导支持会计信息化的自觉认识。企业领导要充分认识会计信息化的重要性，大力支持会计信息化的实施和运作。具体可采取的措施有：在本企业内部要设有专门负责会计信息化实施的主管领导，成立信息化建设项目小组，并对实施效果负责。其次，企业财务人员在具体实施会计信息化建设的过程中，在确定系统目标与规模的基础上，要加强对手工系统的研究与分析，应编制实施计划和方案，对各个处理环节的权限和职责做出明确规划，以最小的成本，实现实施会计信息化建设的最大效益。

（二）提高会计人员计算机操作水平和业务素质

人才是会计信息化成功之本,会计信息化建设必须培养大量信息化人才。企业应从自身的实际情况出发,通过各种途径积极推进员工的再教育工程,提高员工的思想品德、职业道德、专业知识、工作技能;通过信息化的教育与培训,培养既能掌握现代化信息技术,又能掌握现代会计知识和管理理论与实务的“复合型”人才;同时积极推进会计信息化建设的继续教育工作,实现人才培养教育工作的连续化、规范化、制度化,不断提高会计人员的综合素质和能力。

要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。特别是要培训一定数量的既懂财务又懂计算机知识的复合型人才，加大在这方面的投入，使会计人员定期参加培训，学习和提高会计电算化的知识，适应时代的要求。1要配备一名会计信息化建设工作的管理人员，负责会计信息化建设工作的规划、项日开发、计划、组织和运行管理，这是会计信息化建设工作顺利进行的保证。2应配备硬件维护员，负责整个信息化系统硬件的维护、维修工作，考虑到中小企业信息化工作范围较小等特点，硬件维护员可以是兼职的。3无论是自选开发或者购买软件，都需要配备既懂计算机又熟悉则会业务的专门人才，他们可以参与系统设计的开发，又负责系统运行的一些维护工作，使信息化会计信息系统的一般维护工作能够由企业自己处理，保证会计信息化建设工作的顺利进行。

由于种种原因，中小企业往往只重视软件硬件的购置和安装，不重视对相关人员进行培训。而实际上，由于中小企业在人力资源方面相对落后，更需要做好相关人员的培训工作。培训方式可以多种多样，离岗培训和在岗培训都可以，目标是要让相关人员掌握工作所需的知识和技巧，增强他们的信心和运用财务软件的主动性和积极性，提高工作效率。此外，取得技术支持也是中小企业应进行的重要工作。寻求外部支持，建立稳固的外部支持联系是很重要的。常用的方式是在购买软件时就与软件商约定建立密切的合作关系，聘请外部顾问培养内部顾问，再不断对信息化系统的相关人员进行培训继续教育。

（三）会计信息系统网络安全策略

为保护企业网络系统的安全,首要的措施是防火墙技术。防火墙是一个由软件系统和硬件设备组合而成的,对非法入侵、非法使用系统资源等情况,执行安全管理措施,记录所有可疑事件。其次,在网络系统应积极采用反病毒技术。在系统的运行与维护过程中应高度重视计算机病毒的防范及相应的技术手段与措施。最后,及时做好备份工作。备份是防止网络财务系统意外事故最基本、最有效的手段,它包括硬件备份、系统备份、财务软件系统备份和数据备份四个层次。

（四）建立健全会计信息系统规章制度

会计信息化建设基础工作主要指各种信息化处理流程是否规范，会计核算规程是否规范，基础数据是否准确、保存是否完整等。为了做好会计信息化建设的基础工作，首先，实施会计信息化建设的中小企业企业必须建立严格的内部管理制度，制定岗位责任管理制度、操作管理制度、维护管理制度、机房管理制度、档案管理制度、财务管理制度和计算机病毒的防治等制度；其次，要做好财务信息档案管理工作，包括数据输入输出的管理、备份数据的管理、存档数据的管理和保密规程等方面。也就是要求实行会计信息化后，应及时做好备份硬盘数据。

由于我国中小企业经营模式呈现家族式，在企业的管理上相对松散，这就更需要我们中小企业在进行会计信息化建设工作的时候，更加注意建立健全一整套信息化模式下的规章制度，形成良好的内部控制环境。这些内控制度的建立应遵循以下原则：不兼容权限必须分离原则，即对信息化权限严格控制，系统操作员眦外的操作人员只享有操作权限；相互制约原则，加强对信息化系统数据输入、处理、输出的控制；明确管理员、操作人员、维护人员的职责范同，安全、保密原则；安全主要是对软件、硬件及文档的安全检查保障控制；保密主要是对存取权艰进行控制，设置多级保密措施。所有这些都是制定会计信息化规章制度必须加以考虑的问题。

五、企业对信息化建设的实施方案

浙江嘉宝物流有限公司从2012年开始引进SAP软件，投入一千多万来实现企业信息化建设足够看出领导对信息化建设的重视。从数据准备，方案确定、人员培训到业务流程的确定是一步一步实现的，是一个非常辛苦而复杂过程。在组织方面，由一名主要负责实施的高层领导、鼎捷软件公司的咨询顾问、财务、分销(销售、库存和采购)和制造等主要业务部门经理、IT经理以及几个相关人员，共同组成了SAP项目小组，主要任务是确定实施的方案、决定业务流程的重组。每个模块的顾问都参与到公司的讨论小组中起到随时咨询解答的作用。在培训方面，鼎捷软件公司顾问对公司的关键用户进行了标准、规范的培训。先是做总体培训，让关键用户对整个系统有所了解。然后是分部门培训，比如将要实施财务模块，鼎捷软件公司对关键用户——财务人员进行重点培训，其它人可以旁听，在培训过程中采取分层负责的方法，比如销售内勤有三、四个人，里面选一个组长，不光自己要学会，还要负责教会没学会的人。外部顾问进行第一轮培训，信息中心出面组织。再由关键用户对最终用户进行第二轮和第三轮的细致的培训，不断提高员工的专业技术。在网络安全方面，购买专门的网络防火墙。通过网络接口的建立实现与金穗平台的信息互通以及银企互联的实现。在公司内部，各个岗位的员工按照不同的分工设立对应的账户权限以及确定内部审批流程，实现合理的内控。

六、结论

总之建立会计信息系统是研究和解决现代中小企业面临财务会计工作信息化的重要内容。我国中小型企业实行会计信息化是势在必行，是财务工作现代化管理的具体体现。解决中小型企业在实行信息化建设中存在的各种问题，是广泛推行企业财务工作信息化建设的前提。我们要充分体现中小型企业会计信息化建设的作用，极大地发挥财务工作会计信息化能量，使会汁信息化在中小型企业财务工作中顺利发展。中小企业实施企业信息化系统，其重点应是对企业进行充分调研和需求分析，将企业的核心问题归纳出来，分析企业需要什么样的会计信息化系统，及时定位管理目标。在提高企业经营管理水平工作中，会计信息系统将起到积极的推动作用，同时，中小企业在实施会计信息系统时，还要充分考虑信息技术所造成的革命性的影响力，从社会经济活动的角度考虑企业与会计信息系统的关系，从而才能更好的发挥会计信息系统的作用，最后中小企业在实施建立会计信息系统时，管理者也应该注意到，只有先在经营管理理念上的发展和突破才能最终有会计信息系统的最终实现。

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