管理信息系统在企业管理中的应用

摘要:当今社会，计算机技术飞速发展，计算机代替手工作业在企业、商业的各个领域得到大量的普及。随着计算机的应用普及以及软件行业的发展，各行各业对日常事务的安排和管理已经不仅仅停留在人工管理上了，尤其是一些大企业大的事业单位，对日常事务的管理量异常大，存在进销存管理以及其他方面管理难的问题。人工的管理有时难免出错或者由于数据量过大而忙不过来，而现在绝大多数的管理还处于手工作业状态，效率很低，而且容易出错，不便于管理。使用管理信息系统来管理无非是一种明智的选择。所以本文以实际运用的角度介绍管理信息系统的发展与运用，并以书店管理信息系统为例介绍了管理信息系统的分析与设计。

关键词：企业管理、信息化、管理信息系统、效率、分析

一、管理信息系统在企业中应用的介绍

（一）管理信息系统应用的背景与意义

随着社会经济的发展，信息技术的进步，网络经济正在形成，并深刻影响着企业的生存方式和管理方式。整个社会经济系统正在朝着复杂化和动态化的方向迅速演变，环境的变化使企业处于充满机会和风险的空间中。信息技术在这里具有两个方面的作用：一方面信息技术对经济生活的广泛渗透对企业造成更紧迫的压力，如：灵捷压力，即环境高频率、大幅度的震荡对传统企业系统低灵敏度的压力；柔性压力，环境变化的不确定性对传统企业系统过度刚性的压力；学习压力，环境复杂性的迅速增加对传统企业组织经验式、非系统化学习的压力；创新压力，技术进步和扩散速度更快、竞争高级化对传统系统被动缓慢生存方式的压力；战略压力，由新的竞争环境对传统企业系统短视的经营行为、低效率的决策控制水平的压力。这种环境下，企业既有无限的可能和机会，也有无限的未知与风险，企业的生存压力加大了。另一方面，企业迎接挑战，求的生存也依赖于信息技术。企业现代化管理已经离不开先进的信息技术系统，管理重组与信息系统的构建成为互相促进、密不可分的行为。

商场如战场，只不过是有无硝烟之分罢了。金戈铁马的战场厮杀的是勇气；没有硝烟的商场，拼的是你可以竞争过他人的经营之道。好的将才可以领到一支铁军战无不胜、势如破竹；好的经营之道可以指引一个企业独占众多商家的上风！经营之道的好与坏不单单在于如何去跟对手在明争暗斗中斡旋，还在于一个好的管理理念，一个对企业各个方面的管理理念。像当今这样一个充满信息化的时代，若对企业的管理脱离了“信息”而言之，则如同绕着远道去上课，本不该迟到，一切皆因你的方法不够高效。高效是一个企业管理理念好与坏的一个重要的评定标准。

所以暂且可以说，一个好的企业，离不了一个好的高效的管理方法。当然，在当今社会中，一个好的企业信息管理系统完全能够让一个企业的领导者对企业的管理实现高效工作，让企业的各项工作透明化、合理化。

（二）当前企业管理信息系统应用的现状及存在的问题

我国企业MIS的应用可以追溯到上世纪70年代中期，主要是以单机操作为主进行单项业务的数据处理辅助管理为主。70年代末到80年代中期许多中小企业都建立了诸如人事、工资、库存、生产调度、计划等管理子系统。

近年来，随着系统集成和网络技术的发展，国内一些大中型中小企业纷纷把过去独立存在的子系统集成起来，形成统一的管理信息系统，较好地解决了信息“孤岛”问题，中小型中小企业也在进行管理信息系统的基础建设。信息管理系统依托互联网正从中小企业内部向外部发展，并随之出现了电子商务、电子政务、供应链管理系统和虚拟企业等诸多的新概念。到目前约有上千家中小企业建立了自己的MRPⅡ系统，并且国内部分大型中小企业早已开始实施MRPⅡ向 ERP管理信息系统的过渡，建立起自己的ERP系统，较有实力的小型中小企业也开始着手ERP的建设与实施。

从国家软件工业应用现状统计分析，国内中小企业用来进行管理信息系统建设的软件主要通过购买国外先进管理软件、购买国内管理软件、定制开发和在现有软件产品上略加开发这四个途径获得。目前我国大型中小企业使用管理软件的比例高达95%以上。其中，财务软件占98%以上；业务商务软件约占60%；ERP占40%左右。中小企业使用管理软件的比例约45%，绝大数都是财务软件，很少部分中小型企业通过购买建立了自己的ERP管理系统，并且上述软件应用项目的成功率小于56%。

从中可以看到，大型中小企业的应用情况要好于中小企业，大型中小企业的管理信息系统应用已逐渐的从单项业务管理系统向集成的管理系统转变，而中小型中小企业由于资金短缺，信息基础薄弱等原因管理信息系统的应用情况不理想，同时，我们还可以看出，企业实施管理信息系统存在风险，由于中小企业个性的存在以及管理软件业务流程的固化，不是应用了管理软件就能实现有效的管理信息系统，就能为中小企业带来效益。中小企业应用管理信息系统离不可企业的环境和条件。

二、管理信息系统（MIS）概述

（一）管理信息系统的定义

管理信息系统（Management Information Systems简称MIS），是对一个组织（单位、企业或部门）的信息进行全面管理的人和计算机相结合的系统。它综合运用计算机技术、信息技术、管理技术和决策技术，与现代化的管理思想、方法和手段结合起来，辅助管理人员进行管理和决策。

管理信息由信息的采集、信息的传递、信息的储存、信息的加工、信息的维护和信息的使用六个方面组成。完善的管理信息系统MIS具有以下四个标准：确定的信息需求、信息的可采集与可加工、可以通过程序为管理人员提供信息、可以对信息进行管理。具有统一规划的数据库是MIS成熟的重要标志，它象征着管理信息系统MIS是软件工程的产物、管理信息系统MIS是一个交叉性综合性学科，组成部分有：计算机学科（网络通讯、数据库、计算机语言等）、数学（统计学、运筹学、线性规划等）、管理学、仿真等多学科。信息是管理上的一项极为重要的资源，管理工作的成败取决于能否做出有效的决策，而决策的正确程度则在很大程度上取决于信息得质量。所以能否有效的管理信息成为企业的首要问题，管理信息系统在强调管理、强调信息的现代社会中越来越得到普及。

（二）管理信息系统的发展

管理信息系统从20世纪50年代中期计算机用于管理领域以来，经历了从简单到复杂，从单机到网络，从功能单一到功能集成、从传统到现代的演化。根据MIS发展的时序和特点，可将MIS的发展历程大致分为电子数据处理系统（EDPS）、管理信息系统（MIS）、决策支持系统（DSS）三个阶段。

1．面向业务的EDPS

EDPS是利用计算机处理代替人工操作的计算机系统，如资金结算、报表统计等。特点是面向操作层，以单项应用为土，数据资源不能共享，以批处理方式为土。EDPS是较少涉及管理问题，它是管理信息系统发展的初级阶段。

2．面向管理的MIS

20世纪70年代初，随着数据库技术、网络通信技术和科学管理方法的发展，计算机在管理上的应用日益广泛，从而使MIS逐渐成熟起来。MIS的特点：（l）能够将组织中大量的数据和信息高度集中起来，进行快速处理，统一使用。有一个中央数据库和计算机网络系统是MIS的重要标志。MIS的处理方式是在数据库和网络基础上的分布式处理。（2）利用定量化的科学管理方法，通过预测、计划优化、管理、调节和控制等手段来支持决策。

MIS由EDPS发展而来，与EDPS相比，MIS更强调信息处理的系统性、综合性，除要求在事务处理上的高效率外，还强调对组织内部的各部门以及各部门之间的管理活动的支持。早期的MIS是指面向中层管理控制的信息系统，主要应用于解决结构化问题。于是人们从20世纪70年代开始研究解决管理中的平结构化决策与非结构化决策问题的决策支持系统DSS。

3．面向决策的DSS

DSS以帮助高层次管理人员制定决策为目标，强调系统的灵活性、适应性。决策者和决策分析人员可以充分利用系统的引导，详细了解和分析其决策过程中的各主要因素及其影响，激发其思维创造力，从而在DSS系统的帮助和引导下逐步深入地透视问题，最终有效地作出决策，即通过人机互助完成最终决策。

DSS作为一个独立的系统，不具有管理控制的功能，但是作为管理信息系统的重要部分时，它使MIS具有了将数据库处理和经济管理数学模型的优化计算结合起来为管理者解决更复杂的管理决策问题的能力。它虽然不是管理信息系统，但是使得管理信息系统的发展更加完善。它与早期的MIS结合，成为管理信息系统发展的高级阶段。

（三）管理信息系统的作用

管理信息系统是为了适应现代化管理的需要，在管理科学、系统科学、信息科学和计算机科学等学科的基础上形成的一门科学，它研究管理系统中信息处理和决策的整个过程，并探讨计算机的实现方法。它是一个由人、计算机、通信设备等硬件和软件组成的，能进行管理信息的收集、加工、存储、传输、维护和使用的系统。管理信息系统可促使企业向信息化方向发展，使企业处于一个信息灵敏、管理科学、决策准确的良性循环之中，为企业带来更高的经济效益。所以，管理信息系统是企业现代化的重要标志，是企业发展的一条必由之路。

信息系统在管理各项事务中有着普遍的应用，促进了企业管理工作的提升。管理信息系统是为管理服务的，它的开发和建立使企业摆脱落后的管理方式，实现管理现代化的有效途径。管理信息系统将管理工作统一化、规范化、现代化，极大地提高了管理的效率，使现代化管理形成统一、高效的系统。过去传统的管理方式是以人为主体的人工操作，虽然管理人员投入了大量的时间、精力，然而个人的能力是有限的，所以管理工作难免会出现局限性，或带有个人的主观性和片面性。而管理信息系统使用系统思想建立起来的，以计算机为信息处理手段，以现代化通信设备为基本传输工具，能力管理决策者提供信息服务的人机系统，这无疑是将管理与现代化接轨，以科技提高管理质量的重大举措。管理信息系统将大量复杂的信息处理交给计算机，使人和计算机充分发挥各自的特长，组织一个和谐、有效的系统，为现代化管理带来便捷。

三、管理信息系统在沃尔玛中应用的成功案例

（一）沃尔玛管理信息系统的资料数据管理

沃尔玛的管理信息系统来自强大的国际系统支持。沃尔玛在全球拥有3000多家商店、40多个配销中心、多个特别产品配销中心，它们分布在美国、阿根廷、巴西、加拿大、中国、法国、墨西哥、波多黎各等国家。公司总部与全球各家分店和各个供应商通过共同的电脑系统进行联系。它们有相同的补货系统、相同的EDI条形码系统、相同的库存管理系统、相同的会员管理系统、相同的收银系统。这样的系统能从一家商店了解全世界的商店的资料

1．电脑系统给沃尔玛采购员的资料：保存两年的销售历史，电脑记录了所有商品一一具体到每一个规格、不同颜色的单品的销售数据，包括最近各周的销量，存货多少。这样的信息支持能够使采购员知道什么品种该增加、什么品种该淘汰；好销的品种每次进多少才能满足需求，又不致积压。

2．电脑系统给商店员工的资料：单品的当前库存、己订货数量、由配销中心送货过程中的数量、最近各周的销售数量、建议订货数量以及Telxon终端所能提供的信息。Telxon终端是一个无线扫描枪，它在国外已开始武装超市、百货商店、家庭中心。国内已有上海易初莲花、西安海星超市、广州新大新、成都百成集团等少数企业使用。它大小如一本32K书，商场员工使用它扫描商品的条形码时，能够显示价格、架存数量、库存数量、在途数量及最近各周销售数量等。扫描枪的应用，使商场人员丢下了厚厚的补货手册，对实施单品管理提供了可靠的数据，而且高效、准确。

3．电脑系统给供应商的资料：与提供给采购员的数据相同，这样详实的数据使生产商能细致地了解哪些规格、哪种颜色的产品好销，然后按需组织生产。

(二) 沃尔玛信息系统的实际应用

1.自动补货系统（AR-Automatic Replenishment）

自动补货系统是连续补货系统的延伸，即供应商预测未来商品需求，负起零售商补货的责任，在供应链中，各成员互享信息，维持长久稳定的战略合作伙伴关系。自动补货系统能使供应商对其所供应的所有分门别类的货物及在其销售点的库存情况了如指掌，从而自动跟踪补充各个销售点的货源，使供应商提高了供货的灵活性和预见性，即由供应商管理零售库存，并承担零售店里的全部产品的定位责任，使零售商大大降低零售成本。一种商品一旦被大量采购，就会促使该商品的制造商大量生产此种商品，也会使该商品在供应链中快速流动起来。随着供应链管理的进一步完善，补货到零售店的责任，如今已从零售商转到了批发商或制造商的身上。对于制造商和供应商来说，掌握了零店的销售量和库存，可以更好好安排生产计划、采购计划和供货计划。

沃尔玛成功地应用自动补货系统后，有效地减少了门店的库存量，并提高了门店的服务质量，不仅降低了物流成本，还增加了存货的流通速度，大大地提高了沃尔玛供应链的经济效益和作业效率，为稳定沃尔玛的顾客忠诚度作出了杰出的贡献。

2.销售时点数据系统（Point of Sale,POS）

沃尔玛的POS系统即是销售时点数据系统,包含前台POS系统和后台MIS系统两大部分。在门店完善前台POS系统建立的同时，后台的管理信息系统也同时建立，在商品销售过程中的任一时刻，商品的经营决策者都可以通过MIS了解和掌握POS系统的经营情况，实现了门店库存商品的动态管理，使商品的存储量保持在一个合理的水平，减少了不必要的库存。POS销售时点系统，是指通过自动读取设备（如：收银机）在销售商品时，直接读取商品的销售信息（品名、单价、销售数量、销售时间、销售店铺、购买顾客等），并通过通信网络和计算机传送到有关部门（如公司总部、生产部门、采购部门、供应部门等），进行分析加工以提高经营效率的系统。沃尔玛的POS系统提高了资金周转率，提前避免出现缺货现象，可以将库存控制在一个合理水平，提高商品周转率；

沃尔玛的POS系统对商品计划高效化，可准确分析促销效果，可直接把握顾客的购买动向，基于销售动态制定采购计划和高效的店铺空间管理。

3.电子自动订货系统（EDI-Electronic Data Interchange）

电子自动订货系统是指企业间利用通信网络（如互联网）和终端设备，以在线联结方式，进行订货作业和订货信息交换的系统。

(1) 相对于传统的订货方式（如上门、邮寄、电话、传真订货等）而言，EOS缩短了订货商品的交货期，减少了商品订单的出错率、节省了订货的日常费用；

(2) EOS有利于减少企业的库存压力，提高库存资金周转速度，有效地防止销售缺货现象（避免了销售良机错失）；

(3)对于供货厂商和批发商来说，EOS可帮助分析零售商的商品订货信息，便于准确判断畅销品和滞销品，有利于企业高速生产计划、物料计划、采购计划、商品库存计划和销售配送计划，使产供销一体化。

在零售场地，尤其是市口较好的商铺，由于是寸土寸金，已没有多少空间可用于存放货物了，在要求供应商及时补足商品数量且不能有缺货的前提下，更必须使用EOS系统。EOS内涵了许多先进的管理手段，因此在国际上的使用非常广泛，越来越受到商界的青睐。EOS的最大优势不仅在于操作简便，更在于能快速准确地帮助零售、批发和制造业掌握订购和批发的趋势以及紧销商品等相关信息，使订货业务的管理走向规范化、电子化、标准化，并使企业的日常订货作业更迅速、更准确，成本更低。

4.电子数据交换技术（EDI-Electronic Data Interchange）

电子数据交换系统是企业与企业、企业与管理机构之间，利用电子通信来传递数据信息，产生托运单、订单和发票，通过供应商、配送者和客户的信息系统，得知最新的订单、存货和配送状况，使得数据传输的准备性与速度大幅提高，减少了纸张在商业交易过程中所扮演的角色，进而实现“无纸化贸易”。

EDI处理单证有四大类：

(1)运输单证：包括海洋提单、托运单、多式联运单、陆运单、空运单、装箱清单、集装箱单、到货通知单等；

(2) 商业单证：包括订单、发票、装箱单、重量单、尺码单和装船通知单等；

(3) 海关单证：包括进出口货物报关单、海关转运报关单、船舶进出港货物报关单、海关发票等；

(4) 商检单证：包括出入境通关单、各种检验检疫证书等。

沃尔玛利用更先进的快速反应和联机系统代替采购指令，真正实现了自动订货，主些系统利用条形码扫描和卫星通信系统，与供应商每日交换产品销售、运输和订货信息，包括商品规格、款式、颜色等，从发出订单、生产到将货物送到门店，最快的时候甚至不超过10天。由于订单处理周期的缩短，沃尔玛在产品卖给最终客户之后的结算非常迅速，这种物流信息的连动，提高了沃尔玛供应链的工作质量与效率，同时为沃尔玛的客户创造了巨大的价值。

5.快速反应系统（QR-Quick Response）

1986年，沃尔玛建立了快速反应系统，主要功能是进行订货业务和付款通知业务，通过EDI系统发出订货明细单和受理付款通知，提高订货速度和准确性，节约相关成本。具体的运用过程是：沃尔玛设计出POS数据的输送格式，通过EDI系统向供货商传送POS数据，供货商基于这些数据，及时了解商品销售状况，把握商品的需求动向，并及时调整生产计划和物料采购计划等。供货商利用EDI系统在发货之前，向沃尔玛传送预先发货清单ASN（Advance Shipping Notice），这样，可省去货物数据输入作业，使商品检验作业效率化。

沃尔玛在收货时，用扫描读取机直接读取商品包装箱上的物流条形码，把扫描读取的信息与预先储存在计算机内的进货清单进行核对，判断到货与发货清单是否一致，并做到单单相符，单货相符，简化了检验作业，在此基础上，利用电子支付系统EFT（Electronic Fund Transfer）向供货厂商支付货款。

（三）沃尔玛应用管理信息系统取得的五大显著成效

1.需求预测的误码差大幅度减少；

2.商品周转率大幅度提高；

3.销售额大幅度提高；

4.顾客满意度大幅度提升；

5.供应链上各企业经营成本大幅度降低

四、管理信息系统的分析（以某书店的书店管理系统为例）

（一）书店管理系统可行性分析

1.开发必要性

书店销售管理系统开发是必要的。另外，书店销售管理系统所采用的操作和工作方式符合工作人员和读者的日常习惯，而且操作方便灵活，便于学习。

首先把在需求分析阶段得到的信息系统需求结构作为初步的软件架构。初步软件架构比较粗糙，需要进行分解和细化。需要从顶层子系统开始，逐层对子系统进行分解，直到分解到底层子系统为止。作为一个完整的信息系统的软件架构，除了考虑业务逻辑之外，还需要考虑像系统设置等系统功能逻辑，并需要在软件架构中体现出来。

书店现在由于工作量大、服务质量不高、工作效率低下、耗费人员多等原因，到了必须改革的时候。

2.技术可行性

本系统所涉及到得技术有：

（1）管理系统的开发方法。使用面向对象开发方法开发软件系统

（2）网络和通信技术。

（3）本系统的结构规划和技术设计。

（4）数据库技术。能都使用MicrosoftSqlServer数据库

（5）能够使用面向对象开发技术开发系统

3.经济可行性

从经济角度来看，书店对系统的投资要小于系统对书店的回报，书店决策者才会实施系统计划。从本系统开发的角度出发，系统开发成功会减低人员费用支出，办公的支出，同时，大量的用户增加会给书店无法量化的估计，会使书店获得更大的收益。

（二）书店管理系统分析

1.系统需求分析

按照一般书的销售流程，从进货如库到卖给顾客，其中经过的一些流程：比如联系供应商进货，图书入库，到销售给顾客，还有就是有时还会有特殊情况：退书了。

计算机使用的范围越来越广，计算机应用和操作越来越广，传统书店通过手工记录，可能会发生不少错误，更主要是的不方便查询。我们写的这个书店销售管理系统，可以对图书入库信息，图书销售信息，进行详细的记录，查询，管理等；方便用户操作。在销售统计模块中包含了，销售统计，对日，月，年销售量能够进行很好的统计，销售业绩的好坏决定的书店的最终命运。所以对销售量的统计是很重要的。就书店来说，由于需求不断的提高，在销售、管理工作中更需要更高的效率以提升自己的销售额。

2.功能需求分析

社会需要书店管理的现代化和信息化。本系统的主要功能是帮助书店管理者更好的管理书店。

系统主要有四大功能模块：

(1)用户登录管理：此模块包括管理员登录，和销售员的登录。

(2)仓库管理：包括仓库入库信息和出库信息的管理两部分，仓库入库信息是书店进货时所需填写的信息，出库信息即已销售图书。

(3)销售管理：包括图书销售和图书退货两部分，图书销售是售书的界面，销售员在查询代销售图书后，看库存是否够，若够则将书卖出，图书退货是顾客退书的界面，若符合退书情况，销售员经书收回到库存中。

(4)供应商信息管理：是对供应商信息的管理，包括添加、修改、删除供应商信息。

(5)系统管理：包括添加管理员、修改密码和退出系统。添加管理员是用户登录后，从菜单页面进入，进行相应的操作，添加管理员，并设置权限，修改密码。

参考文献：

1、姜方桃：《管理信息系统理论与实务》，清华大学出版社

2、黄梯云：《管理信息系统》高等教育出版社第四版

3、李劲东等：《管理信息系统原理》，西电科大出版社第二版